Resumen 03

EL PLAN DE EVALUACIÓN DE GESTIÓN

La Gestión empresarial es el proceso de planificar, organizar, ejecutar y evaluar una empresa, lo que se traduce como una necesidad para la supervivencia y la competitividad de las pequeñas y medianas empresas a mediano y largo plazo. Tanto el acceso a herramientas para la gestión empresarial como la planificación financiera y la contabilidad entre otras, facilitan el proceso de toma de decisiones al momento de planificar, ejecutar y buscar financiamiento para su negocio.

Un planificación de gestión es una serie de actividades relacionadas entre sí para el comienzo o desarrollo de una empresa o proyecto con un sistema de planeación tendiente alcanzar metas determinadas. El plan define las etapas de desarrollo de un proyecto de empresa y es una guía que facilita la creación o el crecimiento de la misma.

El proceso de la evaluación de la acción empresarial permite determinar lo que en realidad está sucediendo, aquello que se está realizando o dejando de ejecutar. Para ello lo cuantifica y lo evalúa, y luego, establece si es necesario o no, además de establecer las acciones correctivas de manera que la ejecución se realice conforme a lo previamente planeado.

Según “Amat Joan, en su libro El Control de Gestión: Una perspectiva de Dirección”, El plan de evaluación de gestión empresarial, es un conjunto de acciones, funciones, medios y responsables que garantizan, mediante su interacción, conocer la situación de un aspecto o función de la organización en un momento determinado y tomar decisiones para reaccionar ante ella.

Bueno Campos E. (1989) Economía de la Empresa. Análisis de las decisiones empresariales. Ed Pirámide. S.A, Madrid.; Díaz A. (1993), dice: “La medición del proceso de evaluación de la acción empresarial está estrechamente vinculada con la planeación y el establecimiento de objetivos. Como un sistema de control debería medir decisiones correctas, es importante que los objetivos establecidos en el proceso de planeación sean relevantes para el propósito de la empresa. También se requiere que los controles sean suficientemente sencillos para que puedan comprenderse, mostrar de una manera oportuna desviaciones en relación con los estándares para que puedan iniciarse acciones correctivas antes de que se conviertan en grandes problemas”.

De todo lo anteriormente expuesto, podemos decir que el plan de evaluación de acción empresarial es, una herramienta fundamental que nos permite obtener el control, la evaluación y el seguimiento que se deben realizar a las acciones que realiza la empresa, para poder así analizar su comportamiento y tomar las acciones pertinentes para asegurar el logro de las metas y objetivos.

Desde otro puto de vista podemos definir que la evaluación es un proceso periódico de recopilación y análisis de datos o el ordenamiento de los mismos de manera que la información resultante pueda ser utilizada para determinar si su organización o programa está llevando a cabo en forma efectiva las actividades programadas, y la medida en la que se están logrando los objetivos y resultados anticipados.

PATRONES DE EVALUACIÓN

Los patrones de evaluación son modelos que se establecen previamente para permitir la comparación de los resultados con los objetivos alcanzados. Por medio de la comparación con el patrón pueden evaluarse los resultados obtenidos y verificar que ajustes y correcciones deben realizarse en el sistema, con el fin de que funcione mejor.
Se utilizan varios patrones, esto pueden ser:
l Patrones de cantidad: son los que se expresan en números o en cantidades, como por ejemplo, números de empleados, porcentaje de rotación de empleados, numero de admisiones, índice de accidentes, etc.

l Patrones de calidad: son los que se relacionan con aspectos no cuantificables, como por ejemplo, métodos de selección de empleados, resultados de entrenamiento, funcionamiento de la evaluación del desempeño. Etc.,

l Patrones de tiempo: consisten en comparar el tiempo de acción entre los diferentes objetivos, ejemplo; la rapidez con que se integra e personal recién admitido, la permanencia promedio del empleado en la empresa, el tiempo de procesamiento de la requisiciones de personal, etc.

l Patrones de costo: son los costos, directos e indirectos empleados en la organización, entre ello tenemos, de la rotación de personal, de los accidentes en el trabajo, de los beneficios sociales, de las obligaciones sociales, de la relación costo-beneficio del entrenamiento.

Sobre los patrones de evaluación podemos decir a manera de conclusión, que, los administradores a diferentes niveles de una organización necesitan diferentes tipos de información para tomar decisiones que atañen a sus responsabilidades específicas. Estas decisiones se relacionan con las diversas etapas del ciclo de planificación e implementación. Es por ello que los patrones de evaluación forman parte fundamental en la tomas de decisiones de las organizaciones, ayudando así a un mejor funcionamiento y desarrollo empresarial.

EL PLAN DE EVALUACIÓN

Según Jordan (1997), "el Plan de Evaluación pasa por distintas fases en su aplicación, en dependencia de las características de cada organización y los objetivos propuestos por éstas."

Fase 0: Situación inicial

Contabilidad General, producida anualmente con orientación fiscal. Retrasos de seis meses desde el cierre del ejercicio. Documentos de gestión puntuales. No existe la contabilidad de gestión.

Pedidos clientes.
Cifras de ventas.
Tesorería a corto plazo.
Sistemas de evaluación estáticos e informales de los resultados.

Fase 1: Acciones simultaneadas

Se mejora en algo lo existente. Contabilidad operativa.

Creación de un cuadro de mando mínimo basado en indicadores financieros y de la organización (periodicidad: un mes).

Puesta en marcha de una Contabilidad más orientada a la gestión. Obtención mensual de resultados (semestral, trimestral y por último mensual).

Ésta puesta en marcha supone la de una organización administrativa de cierto nivel.

Fase 2: Acciones simultaneadas

Creación y puesta en marcha de una Contabilidad Analítica, lo que supone la identificación y formalización de Centros de Responsabilidad a la vez que la consideración de los Factores Críticos del Éxito del negocio.

Enriquecimiento del Cuadro de Mando:

Se dispone de datos contables de mayor calidad.
Resultados analíticos.
Indicadores NO financieros de los Centros de Responsabilidad.
Paso del seguimiento estático al dinámico.

Fase 3: Puesta en marcha de previsiones a corto plazo

Presupuestos anuales por meses.
Estados Financieros anuales previsionales.
Integración en el Cuadro de Mandos de los presupuestos y análisis de desviaciones.
Utilización del Cuadro de Mando como detector de desviaciones. Sistema de presupuestos más desagregados.

Fase 4: Acciones simultaneadas

Elaboración de un plan estratégico "deslizante", esencialmente financiero, por centros de responsabilidad.
Integración del presupuesto a un año en el plan estratégico, como primer año del plan.
Asociación del corto y mediano plazo en un horizonte más amplio.

Fase 5: Extensión del proceso presupuestario a dos o tres años

El plan operativo se alarga: menos de tres años y mayor de uno. Existen planes de acción con su traducción a términos financieros.

Fase 6: Concordancia en el tiempo de los elementos siguientes:

Plan estratégico mayor de 5 años.

Plan operativo mayor de 1 año y menor de 3.

Presupuesto: 1 año.

Seguimiento de resultados presupuestario como proceso de aprendizaje. Integración del seguimiento de resultados al proceso provisional. Cierta flexibilidad en las fechas de elaboración de planes.

Fase 7: Integración formal

Integración formal de los resultados presentes en la definición de los planes de acción a mediano y largo plazo (desaparición eventual de la noción de presupuesto anual).

Consolidación de los Centros de Responsabilidad tanto en el aspecto de resultados (contables o no) como en el de previsiones a corto plazo.

Fase 8: Delegación de responsabilidades de gestión

Utilización de un sistema de seguimiento provisional integrado bajo el aspecto de delegación de responsabilidades de gestión. Cambio de orientación en los criterios de resultados.

Es necesario destacar que no todas las organizaciones deben estar en la fase más alta e incluso no tienen necesidad de encontrarse en las de mayor nivel. Todo depende de las características de la organización en específico.

Analizando lo que es el plan de evaluación y sus diferentes fases que lo componen, hemos llegado a la siguiente conclusión; El Plan de Evaluación es un proceso periódico de recopilación y análisis de datos o el ordenamiento de los mismos de manera que la información resultante pueda ser utilizada para determinar si una organización está llevando a cabo en forma efectiva las actividades programadas, y la medida en la que se están logrando los objetivos y resultados anticipados.

Los administradores pueden y deberían efectuar evaluaciones internas para obtener información acerca de sus programas con el objeto de estar en condiciones de tomar decisiones adecuadas con respecto a la implementación de sus programas. Las evaluaciones internas deberían realizarse en forma constante y los administradores deberían aplicarlas en todos los niveles de una organización y en todas las áreas del programa. Adicionalmente, todos los integrantes de la organización (administradores, personal y beneficiarios) deberían tomar parte en el proceso de evaluación en una forma apropiada a la función de cada uno. Esto ayuda a asegurar que la evaluación sea plenamente participativa y logre un mayor compromiso y dedicación de parte de todos los participantes en lo que se refiere al uso de los resultados para lograr mejoras críticas a nivel de la empresa.

CONCLUSIÓN

De todos los términos y definiciones que hemos nombrado y analizado en cuanto al Plan de Evaluación de Gestión Empresarial, expresaremos nuestros conocimientos adquiridos en una conclusión grupal la cual dice;

Las organizaciones bien administradas y los programas efectivos son aquellos que pueden demostrar que han logrado resultados. Los resultados provienen de una buena gestión gerencial. Una buena gestión gerencial se basa en la toma de decisiones adecuadas. Este proceso de toma de decisiones depende de una buena información. La buena información requiere que se recopilen buenos datos y que éstos sean analizados cuidadosamente. Todos estos constituyen elementos críticos dentro del proceso del plan de evaluación.

La evaluación es una de las herramientas más importantes a disposición de los administradores. El proceso de evaluación ayuda a los administradores a tomar decisiones críticas acerca de la forma de mejorar la implementación de sus programas y/o la administración de su organización. La evaluación ayuda a los administradores a:

* Determinar si están logrando los resultados anticipados y qué modificaciones deberían efectuarse para mejorar la eficiencia y/o la efectividad de las actividades de su programa.

* Determinar si las estrategias actuales del programa son apropiadas y efectivas.

* Determinar qué tipo de personal se necesita.

* Decidir a qué cargos se debería asignar al personal.

* Supervisar y guiar al personal en la realización de su trabajo.

* Efectuar un seguimiento de los insumos (dinero, recursos humanos, tiempo) y los resultados (productos, servicios, gente capacitada, clientes)

* Determinar dónde ubicar los servicios

* Decidir cuándo es necesario adquirir equipo nuevo y qué tipo(s) de equipo se debe comprar

* Verificar si los clientes tienen otras necesidades que no están siendo cubiertas o si existen clientes potenciales que no han sido alcanzados por el programa.

Finalmente, al llevar a cabo un plan de evaluaciones es importante recordar que se deben enfocar las soluciones y acciones que mejorarán sus servicios y la administración del programa, en lugar de solamente centrar su atención en revelar y responder a los problemas inmediatos identificados en la evaluación. Hay que asegurarse de lograr que los hallazgos de una evaluación sean bien utilizados, para mejorar tanto las actividades específicas de su programa como los aspectos administrativos en general, así como la efectividad y eficiencia de su organización y sus programas.